عمرو أحمد الأنصاري

هل انقطعت الكهرباء يومًا أو أغلقت حاسوبك من دون أن تحفظ ما كتبته وضاع مجهودك؟

هل تحوّل “Word” للتجمد فجأة وكأنه قادم من مرتفعات سيبيريا، مواجهًا شبح الإغلاق والبدء من جديد؟

هل جربت المزج في كتاباتك بين اللغتين العربية والإنجليزية فتداخلت الكلمات وخرجت عن مواضعها.. وخرجت أنت عن شعورك؟!

هل ذهبت لطباعة مستندك ووجدت تنسيقه فاسدًا بسبب اختلاف الإصدارات؟

هل طالبك “أوفيس” بشراء نسخة أصلية ووضعك بين أمرين أحلاهما مرًا “إما الدفع أو الحجب عن الكتابة”؟

عزيزي وزميلي في مهنة البحث عن المتاعب حان الآن وقت أن نعمل بأريحية. كل مشكلاتك السابقة واللاحقة ستتلاشى مع مستندات جوجل التي تعدّ بديلًا عصريًا ذكيًا ومتطورًا لبرنامج “وورد” الذي أسعفنا كثيرًا -للأمانة- في البدايات.

في هذا المقال ستتعرف بالتفصيل على أسرار Google Docs وكيف تستفيد بالشكل الأمثل منه في العمل الصحفي وصناعة المحتوى.

مميزات قد لا تعرفها عن مستندات جوجل

مجانية تمامًا
تغيير لون المستند

من ملف File اختر إعداد الصفحة.
ثم اختر اللون من خيار لون الصفحة.

الحفظ التلقائي السريع لمستنداتك

وما تجريه عليها من تعديلات.

سهولة الوصول للمستندات والتعديل عليها

عن طريق حساب “Gmail” من أي جهاز أو نظام تستخدمه (Laptop – Desktop Android – IOS)

الكتابة والإملاء بالصوت

أولاً، تحرير النص صوتيًا (الأوامر الصوتية تعمل بالإنجليزية فقط):

انقر فوق رمز الميكروفون حتى يتحول إلى اللون الأحمر.
ابدأ في إعطاء جوجل أوامر تحرير المستند.

– يمكنك الاطلاع على قائمة الأوامر الصوتية كاملة عبر موقع جوجل الرسمي.

ثانيًا، الكتابة بالصوت (تدعم معظم اللغات بما فيها العربية):

من الأدوات (Tools) في شريط القائمة الرئيسية.
حدد الكتابة الصوتية (Voice typing).
انقر على علامة الميكروفون لجعله نشطًا باللون الأحمر.

يمكن اختيار لغة التحدث أو الإملاء من القائمة المنسدلة الملحقة بالميكروفون.
ابدأ التحدث والإملاء.

ملحوظة: العمل بعيدًا عن الضوضاء أو باستخدام ميكروفون خارجي، والتحدث بلغة عربية فصحى يساهمان في تحسين نتائج الكتابة بالصوت.

ترجمة المستندات

من زر الأدوات (Tools) اختر ترجمة المستند.

مقارنة المستندات لاختيار المستند الأفضل.

من زر الأدوات (Tools) بالقائمة الرئيسية، اختر مقارنة الملفات compare document.
ثم اختر الملفات التي تريد أن تقارنها ببعضها.

البحث عبر جوجل عن الصور أو النصوص بدون الخروج من المستند من خلال نافذة منبثقة بدون الحاجة إلى تنزيلها على حاسوبك ثم استيرادها مرة أخرى.

من القائمة الرئيسية انقر على إدراج (Insert) ثم انقر فوق صورة (Image).
قم باختيار بحث في الإنترنت (Search on web).
ابحث بالكلمة المفتاحية داخل النافذة الجانبية المنبثقة.

جوجل تنصحك: لا تختر إلا الصور التي أَكَّدْت أن لديك ترخيصًا لاستخدامها.

قوالب جاهزة يمكن إضافتها والتعديل عليها بسهولة.

مواقع خارجية تمنحك قوالب مجانية

حفظ المستندات وإمكانية تحميلها بصيغ متعددة

مثل (PDF أو Docx أو TXT أو HTML).

مساحة تخزين سحابية تستوعب مستنداتك

باستخدام خدمة جوجل درايف المجانية والتي تتيح التخزين حتى 15 جيجا بايت.

نقل المستندات وترتيبها بطرق بسيطة

من بينها السحب والإفلات.

عرض منسق للمستندات يسهل الوصول

حيث يمكن تمييز الملفات المهمة وعرض أحدث الملفات المستخدمة.

استرجاع الملفات المحذوفة خلال 30 يومًا.
مشاركة المستند أو مجموعة من المستندات في شكل رابط إلكتروني بما يسمح بعرض نماذج من أعمالك في رابط واحد.
تحرير المستند في وضع عدم الاتصال لتمكين وضع عدم الاتصال في محرر مستندات جوجل:

قم بتثبيت إضافة مستندات جوجل للمتصفح الخاص بك.
انتقل لـجوجل درايف وفعل وضع (بلا اتصال بالإنترنت) من قائمة الإعدادات.
يمكنك الآن الذهاب لمستندات جوجل وتحريرها في وضع “أوفلاين” وسيتم حفظ عملك.

استبدال جماعي للأخطاء اللغوية

إذا لاحظت كلمة أو عبارة مكتوبة بشكل خاطئ يمكن تحديدها وإعطاء أمر لتصحيحها دفعة واحدة.

انقر على تعديل (Edit).
ثم اختر البحث والاستبدال (Find and replace). 
اكتب في مربع البحث (Find) الكلمة أو العبارة الخاطئة التي ترغب في استبدالها.
ثم اكتب في مربع الاستبدال (Replace with) الكلمة أو العبارة البديلة.
اضغط على استبدال الكل (Replace all).

مدقق لغوي مدمج يمنحك نتائج تصحيح إملائي، مع إمكانية دمج خدمات تدقيق إملائي خارجية عن طريق الإضافات.
إمكانية تحرير ملفات (PDF) وملفات (Word) بعد استيرادها لمستندات جوجل.
تتبع التعديلات التي أجريت على مستند والاطلاع على التاريخ الكامل لسجل التعديلات، وهو أمر مفيد في المستندات التشاركية التي يصل إليها أكثر من فرد.
الأمان والخصوصية

تراعي التزامات الخصوصية القوية وحماية البيانات، وتتبع وسائل الحماية المتقدمة من البرامج الضارة، وتشفير جميع الملفات والمستندات.

وبحسب سياسة الخصوصية، لا تستخدم “جوجل” محتوى محرر المستندات الخاص بك أبدًا لأغراض إعلانية، ولا تبيع معلوماتك الشخصية إلى أطراف ثالثة.

بث حي لعدد الأحرف والكلمات المكتوبة

أثناء الكتابة، وبعد الانتهاء منها مما يسمح بالتحكم في الكتابة. إذا استخدمت اختصار لوحة المفاتيح   (Ctrl + Shift + C)، ستعرض النافذة المنبثقة عدد الصفحات الحالية وعدد الكلمات وعدد الأحرف وعدد الأحرف بدون مسافات.

إنشاء الرؤوس والتذييلات مثل وورد

خيار مفيد عندما يحتوي المستند على عدد من الصفحات.

لإنشاء رأس على محرر مستندات “جوجل”، انقر مرتين فوق أعلى الصفحة وابدأ في كتابة نص عنوان الرأس .

مسح التنسيق الخارجي للنصوص المستوردة وجعله ملائمًا لتنسيق المستند.
وضع الاقتراح

يمنحك هذا الخيار فرصة وضع مقترحات لتغييرات تراها مفيدة على نص المستند أو تنسيقه مع الإبقاء على المستند في حالته الأصلية.

قم بالتبديل من وضع “التحرير” إلى وضع “الاقتراح” بالنقر فوق رمز القلم الرصاص في أعلى يمين المستند المفتوح، ثم اختيار “اقتراح”.
ستظهر تعديلاتك كعلامات ملونة في المستند مصحوبة بتفاصيل على الجانب الأيمن مثل اسم صاحب الاقتراح والطابع الزمني.
لإضافة تعليق، قم بتمييز النص أو الصورة التي تريد التعليق عليها، ثم انقر على “ إدراج ” من القائمة الرئيسية واختر “ تعليق” من القائمة المنسدلة.
إذا أردت توجيه التعليق لشخص معين أو رغبت في جذب انتباهه يمكنك إضافة (@) أو علامة (+)، ثم البدء في كتابة الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني.

اجتماعات الفيديو والصوت (Meet)

يمكنك عقد اجتماعات صوتية أو مرئية مع فريقك -حتى 100 مشارك في الخطة المجانية- من قلب مستندات جوجل. حيث يمكنكم التخطيط للمستند ومناقشته وتحريره.

انقر على علامة الكاميرا أعلى يسار المستند بجوار زر مشاركة أو Share، ثم انقر على بدء اجتماع جديد، ثم دعوة من تريد للاجتماع- بنفس طريقة التعامل مع زووم.

ملحوظة: يمكنك إضافة اجتماع في التقويم وجدولته.

أدوات تحرير الصور

بمجرد الضغط على الصورة المدرجة ستظهر لك جميع أدوات التحرير التي توفرها مستندات جوجل مثل (إعادة ضبط الحجم، والالتفاف، وإعادة التلوين، ودرجة الشفافية والوضوح والتباين).

القاموس

ظلل الكلمة التي ترغب في التحقق من صياغتها، وانقر بزر الماوس الأيمن واختر خيار “تعريف”.

علامة مائية تحفظ حقوقك

من إدراج انقر على علامة مائية وأضف علامتك.

تمييز كلمات أو جمل بعينها في مستندات جوجل بلون مختلف

حدد الكلمة ومزاياها عبر قلم التمييز بجوار لون الخط.

جدول المحتويات

أشبه بالفهرس. يسهل مهمة فريقك، ومهمة الجمهور في الوصول والتنقل بسرعة بين أرجاء المحتوى.

اضغط  على Enter + Ctrl لإنشاء صفحة جديدة للمحتويات

من خيار إدراج في القائمة الرئيسية
انقر على خيار جدول المحتويات
اختر ما بين تنسيق أرقام الصفحات أو الروابط الزرقاء.

ترقيم الصفحات في مستندات جوجل

انقر على زر إدراج في القائمة الرئيسية
انقر على خيار أرقام الصفحات من القائمة المنسدلة
ثم اختر موضع الترقيم في المستند وتطبيقها جزئيًا أو كليًا.

مشاركة الملفات (المستندات التشاركية أو التعاونية) هناك نوعان لمشاركة مستند جوجل مع الآخرين.
بهدف الاطلاع على المستند:

انقر على زر المشاركة (Share) باللون الأزرق.
من القائمة المنبثقة اجعل خيار الوصول العام “أي شخص لديه الرابط” بدلًا من “حصري”.
انقر على نسخ الرابط في الأسفل ثم اضغط تم.

أرسل الرابط لمن ترغب في مشاركة مستندك معه.
أو بطريقة أخرى : قم بنشر المستند على الويب ليتمكن الجميع من الوصول إليه وقراءته بدون الحاجة إلى برامج أو تطبيق.

بهدف المشاركة في إنشاء وتحرير المستند:

انقر على زر المشاركة Share باللون الأزرق.
في خانة “أضف أشخاصًا ومجموعات” بالأعلى، أضف من تريد مشاركة مستندك معهم وحدد لكل منهم دوره ما بين (مشاهد – معلق -محرر).
اضغط إرسال لتوجيه إشعار لمن تريد إضافتهم.

إضافة الخطوط

افتح المستند وانقر مربع الخطوط في القائمة الرئيسية.
ثم قم بالنقر على خيار (مزيد من الخطوط).
من النافذة المنبثقة اختر الخطوط التي تريد إضافتها.

استخدام الإشارات المرجعية في المستند

اختصار للوصول لموضع محدد داخل المستند، تستخدم خاصة في المحتوى الطويل.

لإنشاء إشارة مرجعية:

قم بتحديد الكلمة أو الجملة المطلوبة.
انقر زر إدراج من القائمة الرئيسية.
انقر على خيار إشارة مرجعية.
المهمة اكتملت. انسخ رابط الإشارة المرجعية لوضعه داخل المستند أو جدول المحتويات.

اختصارات لوحة المفاتيح

توفر مستندات جوجل العديد من الاختصارات المفيدة التي توفر تجربة مستخدم جيدة لك.

يمكنكم الاطلاع على قائمة الاختصارات كاملة التي يقدمها جوجل عبر قسم المساعدة في موقعه.

إضافة ملف (PDF) لمستندات جوجل

من (جوجل درايف) انقر على خيار “جديد” في أعلى يمين الشاشة، ثم انقر على خيار “تحميل الملف”. قم بتحديد
الملف الذي تحتاجه. 
انسخ رابط ملف (PDF) من خلال النقر عليه بزر الماوس الأيمن ثم اختيار خيار الحصول على الرابط.
انتقل لمستند جوجل والصق الرابط في المكان الذي ترغب فيه.
وستشاهد أيقونة تعرض باسم ملف (PDF) الخاص بك ويمكن للقارئ الوصول إليه بسهولة.

استيراد منشوراتك على فيسبوك لمستندات جوجل، خطوة قد تكون مفيدة للبعض في حالة حذف حساب فيسبوك.

اذهب لأداة (Data Transfer Project)
أمامك 4 خيارات لنقل منشوراتك في فيسبوك ومعلوماتك لها. اختر Google Doc أو مستندات جوجل.
ثم اختر الاتصال بخدمة جوجل – لا بد أن يكون حسابك في جوجل مفتوحًا.
فيسبوك الآن يطلب الإذن بالوصول لحسابك في مستندات جوجل وجوجل درايف. امنحه هذا الإذن.
ثم اضغط النقل.

في حال واجهتكم مشكلة يمكنكم الاطلاع على ما يقدمه مركز مساعدة جوجل من نصائح وإرشادات مفيدة لإنشاء وتحرير النصوص.

إضافات وتطبيقات خارجية مساعدة تدعم مستندات جوجل

Dropbox Sign

لإضافة توقيعك الخاص على المستندات أو العقود أو الفواتير.

تسمح لك النسخة المجانية بالتوقيع على 3 مستندات في الشهر.

Doc Builder

لحفظ مقتطفات من نصوص تستخدمها باستمرار تسمح لك باستيراد النصوص المحفوظة للمستندات الجديدة.

Docs Paragraph Translate

إضافة جيدة للترجمة.

Doc Secrets

إضافة حماية تقوم بتشفير المعلومات الحساسة مثل كلمات المرور.

يمكنك إرشادها للمعلومات الحساسة لتقوم بإخفائها من المستند وربط ظهورها بكلمة سر على طريقة الحبر السري.